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一般办公职责的技能是什么?

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如果您正在寻找办公室工作,您可能会不确定雇主在他们要求普通办公室技能时意味着什么。虽然每个工作场所都是独一无二的,但普遍职责是预计会履行的普遍职责。您可以提供潜在雇主的技能越多,让您想要的工作的机会越好。无论职称是普通办公室助理,普通办公室职员或一般办公室工作人员,这里有一些技能雇主最常见的是在一般办公职责的表现中寻找:

Typing

Employers usually expect you to type at least 60 words per minute (wpm). If you're used to messaging your friends using your thumbs and a smartphone, the thought of using all 10 fingers and a full-sized keyboard may seem daunting. If you learned to type in school, you can build up your speed with some practice. Open a magazine article or a book and copy what you read. Send emails to family and friends to practice typing complete sentences and proofreading your work. The shortcuts and abbreviations you use when communicating casually with friends are not acceptable for business correspondence.

即使您从未学习键入,您也可以通过在线提供的免费教程之一。在学习放置手指的地方之后,这一切都是为了提高你的速度和准确性的尽可能多的练习。

数据输入

Think of data entry as typing on a numeric keypad. The keypad, also called a number pad, numpad or 10-key, is a section of a standard computer keyboard. Usually positioned to the right of the alphanumeric keys, it looks like a calculator. When you're proficient with the numeric keypad, you'll find it's a lot faster and more efficient for typing numbers than the row of keys above the alphabet.

要开始,请查看在线的一些免费教程。由于数字和数值序列是独一无二的,精度非常重要。没有拼写检查或自动更正,因此您必须确保每次正确输入信息。

归档

归档不仅仅是了解您的ABC。大多数人可以轻松地识别文件名中的首字母,并看到“马”在“Igloo”之前。当初始字母相同时必须查看第二个或第三个字母时,它可能会有点棘手。例如,“马”之后“友好”,因为“o”来到“a”之后。因为两个“马”和“房子”都有相同的第一和第二封信,你必须看看第三个字母。“马”在“房子”之前,因为“r”来到“你”之前。

在技​​术在办公室设置中司空见惯之前,申请意味着纸质文件的管理。现在归档也可以包括数字文件的存储和检索。

电话

Do you need to put a smile on your face to talk to clients on the phone? The answer is yes because your smile comes through your voice when you speak. Although it's important to know how to transfer calls and put calls on hold, the most important component of phone skills is the ability to be pleasant and remain calm, even when the caller is frustrated, impatient or just plain rude. As the person who answers the phone, you may be a customer's initial contact with the company. The first impression you make is the one that's going to keep customers coming back.

微软办公软件

Microsoft Office是一组专为各种类型的数据管理设计的软件程序。三个最常用的是单词,excel和Outlook。Word是一个单词处理程序,用于创建文档,如字母,传单,小册子,备忘录和其他形式的书面材料。Excel是各种应用程序的电子表格程序,例如管理库存,创建员工工作时间表以及跟踪费用。Outlook用于电子邮件,维护个人和组日历,管理任务和其他一些组织功能。与键入和数据输入一样,有许多在线提供的教程可以帮助您学习软件。如果您需要更深入,许多社区学院和扩展计划为Microsoft Office提供了无忏悔课程,您可以在几个晚上完成。

办公机器

办公机器包括计算机,复印机,多行电话,传真机,碎纸机和邮费米。每种类型的机器的基本操作可能根据该机器的品牌和模型而变化。您将预计您将无法进行重大维修,但普通办公室工作人员通常负责常规维护,例如在使用它们的机器中更换纸张和墨水。

软技能

软技能可能难以量化,但它们在商业世界中至关重要。考虑以下技能以及如何成为雇主的资产:

  • 适应性
  • 合作
  • 领导
  • 管理
  • Multitasking
  • 优先考虑
  • 解决问题
  • Teamwork
  • Time management

据罗伯特半,一家国际人力资源公司,当您的技能和经验与其他候选人相当时,软化技能的证据可以提示您对您的青睐。一些招聘经理人说软技能更为重要。技术技能很容易教授。教授人际关系和决策技能是更困难的。在写简历或在求职面试中谈论自己,使用这样的短语突出显示您的软技能:

  • “成功播放了多个项目和截止日期”
  • “带领一个三人团队,简化了伴文文书工作的应用程序和管理”
  • "Calmly prioritized multiple projects in a fast-paced environment"
  • “总是按时或之前完成项目”
  • "Consistently followed through on work commitments, leading to a promotion and greater responsibility"
  • “实施了新系统,以减少备案时间20%”

Education Requirements

There are no formal education requirements for a general office position. Many people enter the field with a high school diploma. Depending on the employer, some college or even a degree may be required. Employers want to know you can do the job. For most, your administration skills and qualifications are more important than a specific degree. Every organization has its own purposes and procedures. Beyond your basic skills, you'll learn what you need to know when you're on the job.

工作环境

总办公室工作人员在各种环境中被发现,从小企业到大公司。几乎任何行业都需要一般的办公室帮助,您可以想到,包括学术机构,医疗机构,政府机构,营业公司和非营利组织。大多数一般的办公室工作人员是女性。四分之一工作兼职。

薪水和工作前景

一般办公室工作人员的中位数为每小时15.14美元或每年31,500美元。中位数是这个专业中的一半赚取更多和一半的数字。工资因雇主,地理位置,经验和教育以及技能而异。美国劳工统计局通过2026年预测一般办公室工人的几乎没有或没有工作增长。这并不意味着你找不到工作。这意味着不会创建大量的新工作。技术提高了办公大工人员的效率,所以不像过去几代人都需要多。尽管如此,对于其他原因,那些退休或离开工作的人需要新的一般办公室工作人员。

有很少或没有工作经验的办公室工作

一般办公室工作人员通常是入门级职位。如果您是第一次进入劳动力或在延长缺席之后,这是一个很好的地方。如果您正在更改字段,则这也是一个很好的地方,并且您没有那种直接应用于其他工作的经验。虽然很少或没有经验,但前瞻性雇主希望知道您可以处理工作所需的办公室职员和责任。

得到一个潜在雇主的注意resume that highlights the skills you have. There are plenty of good examples online. Include achievements from high school if you're a recent grad. If you served an internship or did some meaningful volunteer work, include it. List courses completed and certificates earned if they relate directly to the job you're applying for. Otherwise, don't pad your resume with unnecessary information to try to fill up the page. A class in "Introduction to Computers" is relevant to almost any general office position. A class in "Basic Dog Obedience" doesn't enhance your resume unless you're applying for a job with a veterinary office or animal care facility. However, if you are certified in first aid or cardiopulmonary resuscitation (CPR), you can list them. Those skills are an asset to an employer, no matter the business or industry.

仔细看看雇主的工作列表,并尝试使用您的知识或技能的演示来匹配每个要求。使用“以60 WPM的速度准确地键入”或“从ABC社区学院的微软WORD赚取的证书等短语。

拿走面试

简历的目标不是给你工作。这是为了让你面试。简历引起了潜在雇主的注意。当你与那个人面对面地说话时,你有机会突出你的资格。这也是您提出关于该职位和公司问题的机会。由于雇主决定了您是否适合这项工作,您应该确定这项工作是否适合您。

穿着整齐,保守地面试。您希望一个潜在的雇主专注于您的技能和资格,而不是在您最喜欢的俱乐部更适合日期晚上或晚上。接受面试的可接受的服装可以根据地理位置和雇主而有所不同。如果您正在与就业机构或职业顾问合作,请与他们联系在适当的情况下。一般来说,中性颜色如海军和灰色等中性颜色的简单,更适度的风格都是最好的。

在面试前的一天晚上,确保您的衣服清洁并按下,并且它没有任何缺少的按钮或分裂接缝。检查你的鞋子,以确保他们清洁和商业合理。面试的那一天,你的头发应该干净,偏离你的脸。保持珠宝最少。一旦您完成了工作,vwin365您可能会在公司的着装代码中具有一些灵活性来展示您的风格。然而,对于求职面试,你希望重点是你的能力,而不是在你的衣服上

望向未来

A job as a general office clerk can lead to other positions and higher pay. With experience, you may be promoted within the company. You may find you're qualified to be a manager with supervisory responsibilities over one or more general office workers. Although technology has changed the nature of office work, many organizations still rely on qualified general office workers to ensure that business runs smoothly. General office workers are essential support personnel who enable other workers to do their jobs.

参考

资源

About the Author

Denise Dayton is a a freelance writer who specializes in business, education and technology. She has written for eHow.com, Library Journal, The Searcher, Bureau of Education and Research, and corporate clients.